Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

Helios is een product van Networkguys, Smitspol 7-a7, 3861 RS Nijkerk, KVK 92258727, btw NL865960859B01. Networkguys is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die in deze verklaring staan. Alles over het bedrijf staat op networkguys.nl.

Voor vragen over privacy, of om je rechten uit te oefenen, mail je naar info@networkguys.nl.

Deze verklaring gaat over de gegevens die we voor onze eigen doelen verwerken: deze website, je account en je betalingen. De gegevens die jij in je eigen Helios-omgeving zet, verwerken we namens jou. Daarvoor ben jij verantwoordelijk en zijn wij je verwerker, volgens de verwerkersovereenkomst op deze site.

2. In het kort

• Helios wordt gehost in Nederland, binnen de Europese Unie.
• We verkopen nooit persoonsgegevens, en delen ze niet voor reclame.
• Deze website heeft geen tracking en geen reclamecookies.
• We verzamelen alleen wat nodig is om Helios te leveren en je een factuur te sturen.

3. Wat we verzamelen

Als je je aanmeldt: de naam van je bedrijf, je e-mailadres, het adres dat je voor je omgeving kiest en je wachtwoord.

Als je een betaald abonnement neemt: je factuuradres, je btw-nummer waar dat van toepassing is, welk abonnement je koos en of een betaling is gelukt. De betaling zelf loopt via onze betaaldienst. Wij zien of bewaren je volledige bank- of kaartgegevens niet.

Als je ons een bericht stuurt: je naam, je e-mailadres en wat je schrijft.

Als je deze website gebruikt: je IP-adres, om misbruik van de formulieren te beperken, en de taal die je koos.

Als je Helios gebruikt: de technische logs die nodig zijn om de dienst werkend en veilig te houden, zoals wanneer iemand inlogde.

4. Waarom we het gebruiken, en op welke grond

• Om je omgeving aan te maken en Helios aan je te leveren: nodig voor de overeenkomst met jou.
• Om betalingen te innen en facturen te sturen: nodig voor de overeenkomst, en om aan onze wettelijke plichten voor boekhouding en belasting te voldoen.
• Om je berichten te beantwoorden en support te geven: ons gerechtvaardigd belang om je te helpen, of de overeenkomst met jou.
• Om de website en Helios veilig te houden en misbruik te voorkomen: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Om je te informeren over wijzigingen die ertoe doen, zoals in prijzen of voorwaarden: nodig voor de overeenkomst.

We sturen geen marketingmail via Helios. We nemen geen besluiten over jou op basis van alleen geautomatiseerde verwerking.

5. Wie het te zien krijgt

We gebruiken een klein aantal leveranciers die gegevens voor ons verwerken, elk onder een overeenkomst die ze beschermt:

• een hostingpartij in Nederland, waar Helios en de databases draaien;
• een betaaldienst, voor betalingen en incasso's;
• een factuurdienst, voor facturen;
• een e-maildienst, voor de berichten die Helios en wij versturen.

Kies je ervoor meldingen te ontvangen via WhatsApp, Telegram, Slack of Discord, dan gaat de inhoud van die meldingen in jouw opdracht via die dienst. Sommige van die diensten zitten buiten de Europese Unie en verwerken gegevens onder hun eigen voorwaarden.

We geven alleen gegevens aan de overheid als de wet dat eist. We verkopen nooit persoonsgegevens.

6. Waar het staat

Helios en de databases worden gehost in Nederland. Elke klant heeft een eigen omgeving en een eigen database.

Verwerkt een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgen we dat daar een wettelijke grondslag voor is, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang we het bewaren

• Gegevens van je account en je omgeving: zolang je een account hebt. Na het einde verwijderen we ze binnen 90 dagen.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, zoals de belastingwet eist.
• Berichten die je ons stuurt: zolang nodig is om ze te beantwoorden, en hooguit een jaar daarna.
• Technische logs: kort, zolang nodig is voor beveiliging en het oplossen van storingen.

8. Hoe we het beschermen

Elke klant heeft een eigen omgeving en een eigen database. Verbindingen zijn versleuteld. Sleutels en tokens die je in Helios opslaat, bijvoorbeeld voor een koppeling of een meldingskanaal, worden versleuteld opgeslagen. Toegang tot onze systemen is beperkt tot de mensen die het nodig hebben.

Geen systeem is volmaakt veilig. Gaat er iets mis met je persoonsgegevens en levert dat waarschijnlijk een risico voor je op, dan melden we het aan jou en aan de toezichthouder zoals de wet voorschrijft.

9. Je rechten

Je mag ons vragen je persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, het gebruik ervan te beperken, ze in een gangbaar formaat aan je te geven, en je mag bezwaar maken tegen het gebruik. Mail naar info@networkguys.nl. We antwoorden binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Deze website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om hem te laten werken. Er zijn geen trackingcookies. De details staan in onze cookieverklaring.

11. Wijzigingen

We mogen deze verklaring wijzigen, bijvoorbeeld als Helios verandert. De datum bovenaan laat de laatste versie zien. Wijzigingen die ertoe doen, laten we je weten.